Privātuma politika personāla atlasei, izmantojot Teamtailor
Personāla atlases pakalpojumu veikšanai un darbā pieņemšanas procesa vienkāršošanai Visma grupas uzņēmumos Latvijā (SIA Visma Enterprise, SIA Visma Consulting, SIA Jumis Pro) tālāk tekstā Visma (“Pakalpojums”) nodrošina Teamtailor Visma vārdā (“Pārzinis”, “mēs”, “mums” utt.). Ir svarīgi, lai personas, kas izmanto Pakalpojumu (“Lietotāji”), justos droši un būtu informētas par to, kā mēs apstrādājam Lietotāja personas datus personāla atlases procesā. Mēs cenšamies saglabāt augstāko iespējamo personas datu aizsardzības standartu. Mēs apstrādājam, pārvaldām, izmantojam un aizsargājam Lietotāja personas datus saskaņā ar šo Privātuma politiku (“Privātuma politika”).
1. Vispārīgi
Mēs esam pārzinis saskaņā ar spēkā esošajiem privātuma tiesību aktiem. Lietotāju personas dati tiek apstrādāti, lai pārvaldītu un atvieglotu darbinieku pieņemšanu darbā mūsu uzņēmumā.
2. Personas datu vākšana
Mēs esam atbildīgi par personas datu, ko Lietotāji sniedz Pakalpojumā, apstrādi, vai par personas datiem, ko mēs citos veidos ievācam saistībā ar Pakalpojumu.
Kad un kā mēs apkopojam personas datus
Mēs vācam personas datus par Lietotājiem tieši no Lietotājiem, kad Lietotāji:
- iesniedz pieteikumu, izmantojot Pakalpojumu vai citādi, pievienojot personas datus par sevi vai nu personīgi, vai izmantojot trešās puses avotu, piemēram, Facebook vai LinkedIn;
-izmanto Pakalpojumu, lai sazinātos ar mūsu darbiniekiem, pievienojot personas datus par sevi vai nu personīgi, vai izmantojot trešās puses avotu, piemēram, Facebook vai LinkedIn;
-sniedz identificējamus datus sarakstē (ko nodrošina ar tīmekļa vietnes starpniecību, kurā tiek izmantots Pakalpojums) un šādi dati ir attiecināmi uz pieteikšanās procedūru.
Mēs apkopojam datus no trešajām pusēm, piemēram, Facebook, LinkedIn un citiem publiskiem avotiem. To dēvē par “Iegūšanu”, un to var veikt manuāli mūsu darbinieki vai automātiski Pakalpojumā. Šie personas dati, papildus mūsu iekšējiem novērtējumiem un piezīmēm, var tikt apstrādāti kopā ar personas datiem, kas savākti, izmantojot Pakalpojumu.
Dažos gadījumos esošie darbinieki var sniegt ieteikumus par potenciālajiem pretendentiem. Šādi darbinieki pievienos personas datus par šādiem potenciālajiem pretendentiem. Gadījumos, kad tas tiek darīts, potenciālais pretendents šīs Privātuma politikas kontekstā tiek uzskatīts par Lietotāju un tiks informēts par apstrādi.
Ievākto un apstrādāto personas datu kategorijas
Personas datu kategorijas, kuras var apkopot, izmantojot Pakalpojumu, var būt vārdi, e-pasta ziņojumi, attēli un video, informācija no Facebook un LinkedIn kontiem, atbildes uz jautājumiem, kas uzdoti darbā, amati, izglītība un cita informācija, ko sniedz Lietotājs vai citi, kas ir nodrošinājuši informāciju, izmantojot Pakalpojumu. Tiek vākti un apstrādāti tikai tie personas dati, kas ir būtiski personāla atlases procesam.
Personas dati, kas tiek apstrādāti ar mērķi veikt apkopotu analīzi vai tirgus izpēti, vienmēr tiek padarīti neidentificējami. Šādus datus nevar izmantot, lai identificētu noteiktu Lietotāju. Tādējādi šādi dati netiek uzskatīti par personas datiem privātuma normatīvo tiesību aktu izpratnē.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
Lietotājs piekrīt savu personas datu apstrādei, lai Pārzinis veiktu personāla atlasi. Lietotājs piekrīt, ka ar Pakalpojuma starpniecību tiek vākti personas dati, kad Lietotāji:
- izveido pieteikumu, izmantojot Pakalpojumu, pievienojot personas datus par sevi vai nu personīgi, vai izmantojot trešās puses avotu, piemēram, Facebook vai LinkedIn, un šis Pārzinis var izmantot ārējus ieguves rīkus, lai pievienotu papildu informāciju; un
- kad viņi izmanto Pakalpojumu, lai sazinātos ar Pārziņa personāla atlases nodaļu, pievienojot personas datus par sevi vai nu personīgi, vai izmantojot trešās puses avotu, piemēram, Facebook vai LinkedIn.
Lietotājs piekrīt, ka personas dati, kas tiek vākti saskaņā ar iepriekš minēto, tiks apstrādāti saskaņā ar Privātuma politiku.
Lietotājam ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, sazinoties ar Pārzini, izmantojot 9. punktā norādīto kontaktinformāciju. Šo tiesību izmantošana tomēr varētu nozīmēt, ka Lietotājs nevarētu pieteikties uz konkrētu darbu vai citādi izmantot Pakalpojumu.
Pārzinis var ievākt publiski pieejamu informāciju par Lietotāju un apkopot to izmantošanai personāla atlases nolūkos. Šīs apstrādes pamatā ir leģitīmas intereses, jo Pārzinim ir jāsalīdzina dati, ko Lietotājs kopīgo ar Pārzini, ar citiem avotiem.
Uzglabāšana un pārvietošana
Ar Pakalpojuma palīdzību savāktie personas dati lielākoties tiek glabāti un apstrādāti ES/EEZ vai trešās valstīs, kurām pēc Eiropas Komisijas ieskata, ir atbilstošs aizsardzības līmenis. Personas datus var apstrādāt arī piegādātāji, kuri ir noslēguši saistošus līgumus, kas pilnībā atbilst trešo valstu pārsūtīšanas likumībai un ja ir nodrošināti atbilstoši drošības pasākumi, lai aizsargātu to datu subjektu tiesības, kuru dati tiek pārsūtīti. Lai iegūtu dokumentus par šādiem atbilstošiem drošības pasākumiem, sazinieties ar mums, izmantojot 9. punktā norādīto kontaktinformāciju.
Cik ilgi personas dati tiks apstrādāti
Ja Lietotājs neiebilst pret savu personas datu apstrādi vai atsauc savu piekrišanu rakstveidā, Visma glabās un apstrādās personas datus tik ilgi, cik tas tiks uzskatīts par nepieciešamu iepriekš minēto mērķu sasniegšanai.
- Neaktīvie kandidāti tiks dzēsti pēc 180 neaktivitātes dienām. Darbība kandidāta profilā tiek definēta kā jebkura darbība, kas parādās aktivitāšu plūsmā, piemēram, piezīmes rakstīšana, kandidāta pārvietošana darba procesā, ziņojuma nosūtīšana utt. Tajā netiek skaitīti automātiskie darba e-pasta ziņojumi, kas nosūtīti kandidātiem.
- Visi ar noraidītajiem darba pieteikumiem saistītie dati tiks dzēsti 180 dienas pēc noraidījuma, ja vien kandidāts nepiekrīt datu glabāšanai uz 2 gadiem.
- Kandidāti, kuriem nav aktīva datu glabāšanas mērķa, tiks dzēsti 180 dienas pēc noraidīšanas. Aktīvie mērķi ir: Kandidāts ir pieteicies darbam, Kandidāts ir sasaistīts vai Kandidāts ir izvēlējies (piekritis), lai tiktu izskatīts turpmākajās atlasēs.
- Kandidāti, kuri iesniegs pieprasījumus noņemt datus, tiks dzēsti 14 dienas pēc pieprasījuma iesniegšanas.
- Kandidāti, kuriem trūkst atļaujas vai kuriem ir beidzies derīguma termiņš, tiks dzēsti 14 dienas pēc brīdinājuma saņemšanas par to.
3. Lietotāju tiesības
Lietotājiem ir tiesības pieprasīt informāciju par mūsu apstrādātajiem personas datiem, par to rakstiski paziņojot, izmantojot 9. punktā norādīto kontaktinformāciju. Lietotājiem ir tiesības uz viņiem piederošo apstrādāto personas datu kopiju.
Lietotājiem ir tiesības nepieciešamības gadījumā labot neprecīzus personas datus par sevi, iesniedzot rakstisku pieprasījumu, izmantojot 9. punktā norādīto kontaktinformāciju.
Lietotājam ir tiesības pieprasīt dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu, kā arī tiesības iebilst pret apstrādi.
Lietotājam ir tiesības atsaukt jebkuru piekrišanu apstrādei, ko Lietotājs ir devis Pārzinim. Tomēr šo tiesību izmantošana var nozīmēt, ka Lietotājs nevar pieteikties uz konkrētu darbu vai citādi izmantot Pakalpojumu.
Lietotājam noteiktos apstākļos ir tiesības uz datu pārnesamību, kas nozīmē tiesības iegūt personas datus un nodot tos citam pārzinim, ja tas negatīvi neietekmē citu personu tiesības un brīvības.
Lietotājam ir tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei par ar viņu saistīto personas datu apstrādi, ja Lietotājs uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj privātuma tiesisko regulējumu.
4. Drošība
Mēs piešķiram prioritāti personiskajai integritātei un tāpēc aktīvi strādājam, lai Lietotāju personas dati tiktu apstrādāti ar vislielāko rūpību. Mēs veicam pasākumus, kurus var pamatoti sagaidīt, lai nodrošinātu, ka Lietotāju un citu personu personas dati tiek apstrādāti droši un saskaņā ar šo Privātuma politiku un GDPR.
Tomēr informācijas pārsūtīšana internetā un mobilajos tīklos nekad nevar notikt bez riska, tāpēc visas pārsūtīšanas tiek veikta, personai, kura veic datu pārsūtīšanu uzņemoties risku. Ir svarīgi, lai Lietotāji arī uzņemtos atbildību par savu datu aizsardzību. Lietotājs ir atbildīgs, lai viņa pieteikšanās informācija tiktu glabāta slepenībā.
5. Personas datu nodošana trešajai personai
Mēs varam kopīgot Lietotāju personas datus:
- ar mūsu līgumslēdzējiem un apakšuzņēmējiem, kas darbojas kā mūsu Apstrādātāji un Apakšapstrādātāji saskaņā ar mūsu norādījumiem, lai nodrošinātu Pakalpojumu;
- ar iestādēm vai juridiskajiem konsultantiem, ja ir aizdomas par noziedzīgu vai neatbilstošu rīcību; un
- ar iestādēm, juridiskajiem konsultantiem vai citiem dalībniekiem, ja mēs to prasām saskaņā ar likumu vai iestādes rīkojumu.
- ar meitasuzņēmumiem Visma grupā.
Mēs izpaudīsim Lietotāju personas datus tikai tām trešajām personām, kurām mēs uzticamies. Mēs rūpīgi izvēlamies partnerus, lai nodrošinātu, ka Lietotāja personas dati tiek apstrādāti saskaņā ar spēkā esošajiem privātuma tiesību aktiem. Mēs sadarbojamies ar šādām personas datu apstrādātāju kategorijām: Teamtailor, kas nodrošina Pakalpojumu, serveru un hostinga uzņēmumi, e-pasta uzziņu uzņēmumi, video apstrādes uzņēmumi, informācijas ieguves uzņēmumi, analītisko pakalpojumu uzņēmumi un citi uzņēmumi saistībā ar Pakalpojuma sniegšanu.
Mēs nepārdosim vai citādi neizpaudīsim Lietotāju personas datus citām trešajām personām.
6. Apkopoti dati (neidentificējami personas dati)
Mēs varam kopīgot apkopotos datus trešajām personām. Apkopotie dati šādos gadījumos ir apkopoti no informācijas, kas ir savākta ar Pakalpojuma starpniecību un var sastāvēt, piemēram, no interneta trafika statistikas vai ģeoloģiskās atrašanās vietas Pakalpojuma izmantošanai. Apkopotie dati nesatur nekādu informāciju, ko varētu izmantot, lai identificētu atsevišķas personas, un tādējādi tie nav personas dati.
7. Sīkdatnes
Kad Lietotāji izmanto Pakalpojumu, informācija par lietošanu var tikt saglabāta kā sīkdatne. Sīkdatnes ir pasīvi teksta faili, kas, izmantojot Pakalpojumu, tiek saglabāti Lietotāja ierīces, piemēram, datora, mobilā tālruņa vai planšetdatora interneta pārlūkprogrammā. Mēs izmantojam sīkdatnes, lai uzlabotu Lietotāja Pakalpojuma lietošanu un apkopotu informāciju par, piemēram, statistiku par Pakalpojuma lietošanu. Tas tiek darīts, lai nodrošinātu, uzturētu un uzlabotu Pakalpojumu. Informācija, kas tiek savākta, izmantojot sīkdatnes, dažos gadījumos var būt personas dati, un šādos gadījumos to regulē mūsu sīkdatņu politika.
Lietotāji jebkurā laikā var atspējot sīkdatņu izmantošanu, mainot vietējos iestatījumus savās ierīcēs. Sīkdatņu atspējošana var ietekmēt Pakalpojuma pieredzi, piemēram, atspējot dažas Pakalpojuma funkcijas.
8. Izmaiņas
Mums ir tiesības jebkurā laikā veikt izmaiņas vai papildinājumus Privātuma politikā. Jaunākā Privātuma politikas versija vienmēr būs pieejama Pakalpojumā. Jaunā versija tiek uzskatīta par paziņotu Lietotājiem, kad Lietotājs ir saņēmis e-pastu, kurā Lietotājs ir informēts par jauno versiju (izmantojot Lietotāja norādīto e-pastu saistībā ar Pakalpojuma lietošanu), vai kad Lietotājs ir citādi informēts par jaunu Privātuma politiku.
9. Kontaktinformācija
Ja jums rodas jautājumi, vai vēlaties iegūt papildu informāciju par mūsu veikto personas datu apstrādi vai sazināties ar mums citos jautājumos, lūdzu, izmantojiet zemāk norādīto kontaktinformāciju;Visma evija.salcevica@visma.com
Visma grupa un tās meitas uzņēmumi
Galvenais birojs: Karenslyst allé 56, 0277 Oslo, Norvēģija
Tālruņa numurs: +47 46 40 40 00
E-pasts: privacy@visma.com
